Политика по обработке и защите персональных данных

1. Общие положения

1.1. Настоящая Политика по обработке и защите персональных данных (далее – «Политика») разработана во исполнение требований Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», иных федеральных законов, регулирующих вопросы обработки персональных данных, а также принятых во их исполнение подзаконных нормативных правовых актов.

1.2. Политика действует в отношении всех персональных данных, которые обрабатывает Общество с ограниченной ответственностью «ЭКОМАШГРУПП» (далее – «Оператор»).

1.3. Политика направлена на обеспечение прав и свобод человека и гражданина при обработке Оператором его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, в соответствии с требованиями действующих нормативных правовых актов.

1.4. Во исполнение требований части 2 статьи 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», настоящая Политика публикуется в свободном доступе в информационно-телекоммуникационной сети Интернет на официальном сайте Оператора.

1.5. В настоящей Политике используются следующие понятия:

1.5.1. Персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному, или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);

1.5.2. Оператор персональных данных (оператор) - государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными;

1.5.3. Обработка персональных данных - любое действие (операция) или совокупность действий (операций) с персональными данными, совершаемых с использованием средств автоматизации или без их использования. Обработка персональных данных включает в себя в том числе:

• сбор;
• запись;
• систематизацию;
• накопление;
• хранение;
• уточнение (обновление, изменение);
• извлечение;
• использование;
• передачу (распространение, предоставление, доступ);
• обезличивание;
• блокирование;
• удаление;
• уничтожение;

1.5.4. Автоматизированная обработка персональных данных - обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;

1.5.5. Распространение персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;

1.5.6. Предоставление персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц;

1.5.7. Блокирование персональных данных - временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);

1.5.8. Уничтожение персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;

1.5.9. Обезличивание персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;

1.5.10. Информационная система персональных данных - совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств.

1.6. Основные права и обязанности Оператора:

1.6.1. Оператор имеет право:

1.6.1.1. Самостоятельно определять состав и перечень мер, необходимых и достаточных для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных Законом о персональных данных и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, если иное не предусмотрено Законом о персональных данных или другими федеральными законами;

1.6.1.2. Поручить обработку персональных данных другому лицу с согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом, на основании заключаемого с этим лицом договора. Лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению Оператора, обязано соблюдать принципы и правила обработки персональных данных, предусмотренные Законом о персональных данных, соблюдать конфиденциальность персональных данных, принимать необходимые меры, направленные на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Законом о персональных данных;

1.6.1.3. В случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку персональных данных Оператор вправе продолжить обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных при наличии оснований, указанных в Законе о персональных данных.

1.6.2. Оператор обязан:

1.6.2.1. Организовывать обработку персональных данных в соответствии с требованиями Закона о персональных данных;

1.6.2.2. Отвечать на обращения и запросы субъектов персональных данных и их законных представителей в соответствии с требованиями Закона о персональных данных;

1.6.2.3. Сообщать в Федеральную службу по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) по запросу этого органа необходимую информацию в течение 10 рабочих дней с даты получения такого запроса. Данный срок может быть продлен, но не более чем на пять рабочих дней. Для этого Оператору необходимо направить в Роскомнадзор мотивированное уведомление с указанием причин продления срока предоставления запрашиваемой информации;

1.6.2.4. В порядке, определенном федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в области обеспечения безопасности, обеспечивать взаимодействие с государственной системой обнаружения, предупреждения и ликвидации последствий компьютерных атак на информационные ресурсы РФ, включая информирование его о компьютерных инцидентах, которые повлекли неправомерную передачу (предоставление, распространение, доступ) персональных данных.

1.7. Основные права субъекта персональных данных:

1.7.1. Получать информацию, касающуюся обработки его персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами. Сведения предоставляются субъекту персональных данных Оператором в доступной форме, и в них не должны содержаться персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных, за исключением случаев, когда имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных. Перечень информации и порядок ее получения установлен Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;

1.7.2. Требовать от оператора уточнения его персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав;

1.7.3. Обжаловать в Федеральную службу по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) или в судебном порядке неправомерные действия или бездействие Оператора при обработке его персональных данных.

1.8. Контроль за исполнением требований настоящей Политики осуществляется уполномоченным лицом, ответственным за организацию обработки персональных данных в ООО «ЭКОМАШГРУПП».

2. Цели сбора персональных данных

2.1. Обработка персональных данных ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных.

2.2. Обработка персональных данных осуществляется в следующих целях:

2.2.1. Обеспечение соблюдения требований действующего законодательства Российской Федерации, в том числе положений законодательства регулирующих порядок обработки и защиты персональных данных.

2.2.2. Осуществление свой деятельности в соответствии с уставом ООО «ЭКОМАШГРУПП», а также иными локальными нормативными актами, принятыми Оператором.

2.2.3. Исполнение трудового законодательства в рамках трудовых и иных непосредственно связанных с ним отношений, в том числе: содействие работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, привлечение и отбор кандидатов на работу у Оператора, обеспечение личной безопасности работников, контроль количества и качества выполняемой работы, обеспечение сохранности имущества, ведение кадрового, военного и бухгалтерского учета, заполнение и передача в уполномоченные органы требуемых форм отчетности, организация постановки на индивидуальный (персонифицированный) учет работников в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования;

2.2.4. Заключение и исполнение договоров с контрагентами, в том числе договоров гражданско-правового характера, заключаемых с контрагентами – физическими лицами.

2.2.5. Исполнение судебных актов, актов других органов или должностных лиц, подлежащих обязательному исполнению в соответствии с законодательством Российской Федерации об исполнительном производстве;

2.2.6. Обеспечение пропускного и внутриобъектового режима Оператора.

3. Правовые основания обработки персональных данных:

3.3. Правовым основанием обработки персональных данных является совокупность нормативных правовых актов, во исполнение которых и в соответствии с которыми Оператор осуществляет обработку персональных данных, в том числе:

3.3.1. Конституция Российской Федерации;

3.3.2. Гражданский кодекс Российской Федерации;

3.3.3. Трудовой кодекс Российской Федерации;

3.3.4. Налоговый кодекс Российской Федерации;

3.3.5. Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью";

3.3.6. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете";

3.3.7. Федеральный закон от 15.12.2001 № 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации";

3.3.8. Устав Оператора (ООО «ЭКОМАШГРУПП»);

3.3.9. Локальные нормативные акты Оператора, в том числе Положение об обработке и защите персональных данных ООО «ЭКОМАШГРУПП»;

3.3.10. Договоры, заключаемые между Оператором и субъектами персональных данных;

3.3.11. Согласие субъекта персональных данных;

3.3.12. Иные нормативные правовые акты, регулирующие отношения, связанные с деятельностью Оператора.

4. Объём и категории обрабатываемых персональных данных, категории субъектов персональных данных

4.1. Содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.

4.2. Оператор может обрабатывать персональные данные следующих категорий субъектов персональных данных:

4.2.1. Работники Оператора;

4.2.2. Бывшие работники Оператора;

4.2.3. Члены семей работников Оператора - в случаях, когда согласно действующему законодательству сведения о них предоставляются работником;

4.2.4. Соискатели вакантных должностей (кандидаты для приема на работу в Оператор);

4.2.5. Иные лица, персональные данные которых Оператор обязано обрабатывать в соответствии с трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права.

4.3. Оператором обрабатываются следующие персональные данные:

4.3.1. фамилия, имя, отчество;

4.3.2. дата и место рождения;

4.3.3. гражданство;

4.3.4. сведения о знании иностранных языков;

4.3.5. данные об образовании (наименование учебного заведения, год окончания, документ об образовании, квалификация, специальность);

4.3.6. профессия;

4.3.7. стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на выслугу лет);

4.3.8. семейное положение;

4.3.9. данные о членах семьи (степень родства, Ф. И. О., год рождения, паспортные данные, включая прописку и место рождения);

4.3.10. паспорт (серия, номер, дата выдачи, кем выдан, код подразделения, дата и место рождения, пол, адрес регистрации, прочие отметки, которые проставляются в паспорте в соответствии с действующим законодательством);

4.3.11. адрес места жительства (по паспорту, фактический), дата регистрации по месту жительства;

4.3.12. номер телефона (домашний, сотовый);

4.3.13. сведения о воинском учёте;

4.3.14. сведения о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником возлагаемой на него трудовой функции, необходимые работодателю для определения пригодности для выполнения поручаемой работы и предупреждения профессиональных заболеваний, предусмотренные действующим законодательством Российской Федерации;

4.3.15. содержание заключенного с работником контракта или трудового договора;

4.3.16. сведения об аттестации, повышении квалификации, профессиональной переподготовке работника;

4.3.17. сведения об использованных отпусках;

4.3.18. сведения об имеющихся наградах (поощрениях), почётных званиях;

4.3.19. сведения о номере и серии страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

4.3.20. сведения об идентификационном номере налогоплательщика;

4.3.21. сведения о социальных льготах (в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации);

4.3.22. данные о текущей трудовой деятельности (дата начала трудовой деятельности, кадровые перемещения, оклады и их изменения);

4.3.23. биометрические данные;

4.3.24. иные сведения, необходимые работодателю предоставление которых предусмотрено в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации в области персональных данных, с помощью которых можно идентифицировать Субъекта персональных данных. при условии, если их обработка соответствует целям, указанным в п. 5.2. настоящего Положения;

4.3.25. иные сведения, которые работник пожелал сообщить о себе, и обработка которых соответствует цели обработки, предусмотренной п. 5.2 настоящего Положения.

4.4. Оператор не осуществляет обработку специальных категорий персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, интимной жизни, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ.

5. Порядок и условия обработки персональных данных

5.1. Обработка персональных данных осуществляется с соблюдением принципов. требований и условий, предусмотренных законодательством в области персональных данных, а также локальными нормативными актами Оператора, в том числе Положением об обработке и защите персональных данных ООО «ЭКОМАШГРУПП».

5.2. Все персональные данные субъекта следует получать у него самого на основании письменного согласия на предоставление и обработку персональных данных, составленного по форме, указанной в Приложении № 1 к Положению об обработке и защите персональных данных ООО «ЭКОМАШГРУПП». Если персональные данные возможно получить только у третьей стороны, то Субъект должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие.

5.3. С соискателей вакантных должностей в обязательном порядке при первом собеседовании берется также согласие на предоставление и обработку персональных данных по форме, указанной в Приложении № 2 к Положению об обработке и защите персональных данных ООО «ЭКОМАШГРУПП».

5.4. Согласие на предоставление и обработку персональных данных должно быть конкретным, предметным, информированным, сознательным и однозначным. Согласие на обработку персональных данных может быть дано Субъектом персональных данных или его представителем. В случае получения согласия на обработку персональных данных от представителя Субъекта персональных данных полномочия данного представителя на дачу согласия от имени Субъекта персональных данных проверяются Операторм.

5.5. Оператор, получившее доступ к персональным данным субъекта, обязано не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом в соответствии с положениями статьи 7 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

5.6. Оператор подтверждает, что содержание форм согласий на обработку персональных данных, используемых оператором, соответствует требованиям, утвержденными Приказами Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор).

5.7. До начала обработки персональных данных Оператор обязано уведомить Федеральную службу по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) о намерении осуществлять обработку персональных данных в соответствии с требованиями статьи 22 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

5.8. При определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных субъекта Оператор должно руководствоваться Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами.

5.9. Обработка персональных данных осуществляется путем сбора, записи, систематизации, накопления, хранения, уточнения (обновления, изменения), извлечения, использования, обезличивания, блокирования, удаления, уничтожения персональных данных, в том числе с помощью средств вычислительной техники.

5.10. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных Оператором осуществляются посредством:

5.10.1. Получения оригиналов документов, либо их копий (паспорт, СНИЛС, ИНН, военный билет, документ об образовании, трудовая книжка, медицинское заключение и пр.);

5.10.2. Копирования оригиналов документов;

5.10.3. Внесения сведений в учетные формы на бумажных и/или электронных носителях;

5.10.4. Создания документов, содержащих персональные данные на бумажных и/или электронных носителях, в т.ч. создания документов в процессе трудовой деятельности работника на бумажных и электронных носителях (трудовой договор, кадровые приказы, характеристики, докладные записки, акты и пр.);

5.10.5. Внесения персональных данных в информационные системы персональных данных.

5.11. Обработка персональных данных, разрешенных Субъектом персональных данных для распространения, осуществляется с соблюдением запретов и условий, предусмотренных статьей 10.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

5.11.1. Согласие на обработку персональных данных, указанных в п. 5.6. настоящей Политики оформляется отдельно от других согласий на обработку персональных данных с учетом требований статьи 10.11 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», а также положений пунктов 4.4. – 4.4.2 Положения об обработке и защите персональных данных ООО «ЭКОМАШГРУПП».

5.12. Обработка биометрических персональных данных допускается только при наличии письменного согласия Субъекта персональных данных. Исключение составляют ситуации, предусмотренные частью 2 статьи 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

5.13. Обработка персональных данных прекращается Оператором в следующих случаях:

5.13.1. При выявлении факта неправомерной обработки персональных данных. Срок прекращения обработки - в течение трех рабочих дней с даты выявления такого факта;

5.13.2. При достижении целей их обработки;

5.13.3. По истечении срока действия или при отзыве Субъектом персональных данных согласия на обработку его персональных данных, если в соответствии с Законом о персональных данных их обработка допускается только с согласия;

5.13.4. При обращении Субъекта персональных данных к Оператору с требованием о прекращении обработки персональных данных (за исключением случаев, предусмотренных частью 5.1 статьи 21 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»). Срок прекращения обработки - не более 10 рабочих дней с даты получения требования (с возможностью продления не более чем на 5 (пять) рабочих дней, если направлено уведомление о причинах продления).

5.14. Передача персональных данных органам дознания и следствия, в Федеральную налоговую службу, Социальный фонд России и другие уполномоченные органы исполнительной власти и организации осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

5.15. Хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить Субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является Субъект персональных данных.

5.16. Персональные данные на бумажных носителях хранятся Оператором в течение сроков хранения документов, для которых эти сроки предусмотрены законодательством об архивном деле в РФ (Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236)).

5.17. Срок хранения персональных данных, обрабатываемых в информационных системах персональных данных, соответствует сроку хранения персональных данных на бумажных носителях.

5.18. Материальные носители персональных данных хранятся в шкафах, запирающихся на ключ. Выдача ключей от шкафов и помещений осуществляется под подпись.

5.19. Информационные системы Оператора, в которых осуществляется хранение персональных данных в электронном виде, должны быть оборудованы сертифицированным антивирусным программным обеспечением с регулярно обновляемыми базами.

6. Актуализация, исправление, удаление и уничтожение персональных данных, ответы на запросы субъектов на доступ к персональным данным

6.1. Подтверждение факта обработки персональных данных Оператором, правовые основания и цели обработки персональных данных, а также иные сведения, указанные в части 7 статьи 14 Закона о персональных данных, предоставляются Оператором субъекту персональных данных или его представителю в течение 10 рабочих дней с момента обращения либо получения запроса субъекта персональных данных или его представителя. Данный срок может быть продлен, но не более чем на пять рабочих дней. Для этого Оператору следует направить субъекту персональных данных мотивированное уведомление с указанием причин продления срока предоставления запрашиваемой информации.

6.1.1. В предоставляемые сведения не включаются персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных, за исключением случаев, когда имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных.

6.2. Запрос должен содержать:

6.2.1. номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных или его представителя, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;

6.2.2. сведения, подтверждающие участие субъекта персональных данных в отношениях с Оператором (номер договора, дата заключения договора, условное словесное обозначение и (или) иные сведения), либо сведения, иным образом подтверждающие факт обработки персональных данных Оператором;

6.2.3. подпись субъекта персональных данных или его представителя.

6.3. Запрос может быть направлен в форме электронного документа и подписан электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

6.4. Оператор предоставляет сведения, указанные в части 7 статьи 14 Закона о персональных данных, субъекту персональных данных или его представителю в той форме, в которой направлены соответствующие обращение либо запрос, если иное не указано в обращении или запросе.

6.5. Если в обращении (запросе) субъекта персональных данных не отражены в соответствии с требованиями Закона о персональных данных все необходимые сведения или субъект не обладает правами доступа к запрашиваемой информации, то ему направляется мотивированный отказ.

6.6. Право субъекта персональных данных на доступ к его персональным данным может быть ограничено в соответствии с частью 8 статьи 14 Закона о персональных данных, в том числе если доступ субъекта персональных данных к его персональным данным нарушает права и законные интересы третьих лиц.

6.7. В случае достижения цели обработки или максимального срока хранения персональных данных Оператор обязан прекратить обработку персональных данных или обеспечить ее прекращение (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению оператора) и уничтожить персональные данные или обеспечить их уничтожение (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению оператора) в срок, не превышающий 30 (тридцати) календарных дней с даты достижения цели обработки персональных данных, если иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является Субъект персональных данных, иным соглашением (согласием) между Оператором и Субъектом персональных данных.

6.8. В случае выявления неправомерной обработки персональных данных при обращении субъекта персональных данных или его представителя либо по запросу субъекта персональных данных или его представителя либо уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных Оператор обязан осуществить блокирование неправомерно обрабатываемых персональных данных, относящихся к этому Субъекту персональных данных, или обеспечить их блокирование (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению оператора) в течение 7 (семи) рабочих дней с момента такого обращения или получения указанного запроса на период проверки либо если Оператор не вправе осуществлять обработку персональных данных без согласия Субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

6.9. В случае выявления неточных персональных данных при обращении Субъекта персональных данных или его представителя либо по их запросу или по запросу уполномоченного органа по защите прав Субъектов персональных данных Оператор обязан осуществить блокирование персональных данных, относящихся к этому Субъекту персональных данных, или обеспечить их блокирование (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению Оператора) в течение 7 (семи) рабочих дней с момента такого обращения или получения указанного запроса на период проверки, если блокирование персональных данных не нарушает права и законные интересы Субъекта персональных данных или третьих лиц.

6.10. В случае подтверждения факта неточности персональных данных Оператор на основании сведений, представленных Субъектом персональных данных или его представителем либо уполномоченным органом по защите прав Субъектов персональных данных, или иных необходимых документов обязан уточнить персональные данные либо обеспечить их уточнение (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению оператора) в течение 7 (семи) рабочих дней со дня представления таких сведений и снять блокирование персональных данных.

6.11. Незаконно полученные персональные данные или те, которые не являются необходимыми для цели обработки, уничтожаются в течение 7 (семи) рабочих дней со дня представления Субъектом персональных данных (его представителем) подтверждающих сведений.

6.12. Уничтожение персональных данных производится комиссией в порядке, установленным Положением об обработке и защите персональных данных ООО «ЭКОМАШГРУПП».

7. Заключительные положения

7.1. Текст настоящей Политики подлежит обязательному размещению на официальном сайте Общества с ограниченной ответственностью «ЭКОМАШГРУПП».

7.2. Во всем остальном, что не предусмотрено настоящей политикой Оператор руководствуется положениями действующего законодательства Российской Федерации.